Hace un tiempo escribí un artículo sobre cómo tu tiempo puede valer menos comparado a los demás. Ahora quiero compartirte algunos tips para que ese tiempo sea más productivo para ti.
1. No trabajes duro, sino inteligentemente
Busca mecanismos que te permitan automatizar algunas funciones que realizas durante el día. Detecta cuales son los patrones comunes de cada actividad. Invierte tu tiempo en educarte, te puedo ahorrar más tiempo de lo que imaginas.
Si los que trabajaran más, tuvieran un mejor estilo de vida, los mineros vivirían en la gloria.
2. Aprende a delegar
Previamente había mencionado la importancia de poder delegar. Deberías aprovechar la ventaja de poder usar las habilidades de los demás. Esto te permitirá explorar nuevas áreas de oportunidad mientras los demás te ayudan en conseguir tus objetivos. Trata de emplear la mayor parte de tu tiempo en actividades que sean retos para ti. Evita meterte en áreas que no domines, apaláncate con el conocimiento de los demás.
3. Mejora la comunicación
Caemos en el engaño de que mientras mas reuniones tengamos, somos más productivos. Apóyate de herramientas colaborativas e intenta disminuir gradualmente el tiempo de reuniones. Las reuniones presenciales deben tener un objetivo muy concreto. Al final de cada reunión evalúa la calidad de la misma.
Cataloga tus herramientas de comunicación por tiempo de respuesta, desde el email hasta una llamada. Las comunicaciones de tiempo real deben ser usados en situaciones de urgencia, de lo contrario, es recomendable usar otro tipo de medios que puedan distraer a los demás.
4. Organízate
Hacer una buena organización de tus actividades, te permite anticiparte a los eventos. Una excusa muy común es: «tener este tipo de hábitos nos consume tiempo». Sin embargo, es preferible invertir unos minutos de tu valioso tiempo en registrar tus actividades que pagar el costo de la falta de disciplina. La falta de disciplina se paga muy caro. Mi consejo es manejar listas semanales, de tal manera que te permita hacer un seguimiento diario. Nuestra primera actividad al inicio del día debería para planificar nuestro día.
5. Dimensiona correctamente tus actividades
Para poder llegar a este nivel, deberías haber atendido la fase de la organización. Procura que tus tareas sean lo más específicos posibles. No es lo mismo atender una actividad tipo: “Redactar un ensayo sobre el impacto ambiental de las plataformas petroleras” que atender actividades más específicas como:
- Búsqueda de fuentes confiables
- Obtener datos que puedan ser relevantes para tu análisis
- Redactar la introducción
- Redactar el desarrollo del tema
- Plasmar la conclusión del tema desarrollado
- Revisión de ortografía
- Cuidar fuente, interlineado y formato
- Legibilidad del texto
De esta manera es más fácil detectar que actividades pueden ser más relevantes y que te pudieran llevar más tiempo en atenderlo.
6. Prioriza
Cuando logras dimensionar correctamente, es más fácil priorizar, tu objetivo será ordenar lo que requieres atender primero. Una recomendación es procurar atender primero las tareas que más tiempo consumen. Tiene que ver con un tema más psicológico porque el tiempo usado es el mismo, pero tengo compañeros que atienden una tarea grande y otra pequeña por lo cual se sienten cómodos.
7. Enfócate
Es un reto desarrollar y aumentar los niveles de concentración en un mundo donde se incentiva la multitarea. Tu misión es evitar todo lo que no te deje valor y dedicarte a las actividades que te permitan cumplir tus objetivos de manera exitosa.
Trata de manejar un orden más fluido en lo que haces, evita en la medida que puedas saltarte de un área en otra. En mi experiencia un cambio de canal, requiere tiempo para volver a adaptarse.
8. Relájate
Para mí esta es la parte más importante de todas. Vale la pena desconectarte de todo lo que estas haciendo en ese momento y toma un tiempo libre. Trata de salir un rato con la familia, amigos y evita pensar en lo que te hace falta. Si te fuiste con un problema que aún no puedes solucionar, evita pensar en ese problema. ¿Has ido al campo a relajarte? ¿Sabes como se siente después de estar ahí? Las mejores cosas no tienen precio porque cada lugar nos da la oportunidad de explorarlo.
9. Desconéctate de cualquier distracción
La procrastinación es el peor enemigo de la productividad, también es el devorador del tiempo más peligroso que puede existir. ¿Te perdiste alguna serie? ¿Dejaste algún pendiente en Whatsapp? ¿Leyendo las noticias de hoy? Usa tu tiempo inteligentemente, recuerda que para hacer todo eso, tienes mucho tiempo libre.
10. Detecta en que horario tienes mejor rendimiento
No todos somos iguales. Existimos personas que somos más activas en las mañanas, otras en las tardes y aunque suene difícil de creer, hay personas que se desempeñan mejor en las noches. Identifica en que horario eres más productivo y en cuanto tiempo puedes estar trabajando sin afectar tu rendimiento. Es recomendable tomar lapsos de tiempo para descansar, salir a comer o distraerse por unos momentos.
Como conclusión
Realmente estas claves, que te ayudarán a gestionar mejor tu tiempo, no son nada de otro mundo. Todo se puede concluir que con una mejor organización en conjunto con una disciplina constante, podemos obtener ventaja de nuestro recurso más valioso que es el tiempo.
Me gustaría saber tu opinión sobre que te parecieron estas recomendaciones, me dará gusto poder leer y responder tus comentarios. Si te pareció útil este artículo, te agradecería mucho si me ayudas a compartir.
